利用例

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利用例 8:発注書メール配信システム

発注伝票の仕分けや複数の帳票のカルタとりを廃止
メールによるタイムリーな発注処理の実現

発注書配送の課題/解決

大手衣類メーカーのT社は、自社工場の他、20社以上の協力会社と契約し、衣類の生産を行っている。

発注にはホストコンピュータから出力される複写式伝票用紙を使用しているが、発注先の工場ごとに使用する用紙が異なるため、複写用紙を切り離した後に、発送先ごとに対象となる帳票を選びなおしている。

また、発注書類の郵送には1日〜2日の期間がかかっており、季節ものの販売をメインとしている小売店からの追加注文の迅速化要望に対応できていなかった。

そのため、PDFを作成するまでの処理は電子帳票パッケージを利用、作成されたPDFは、工場ごとに組み合わせなどを自動選別し、メール配信する部分はオーダーメイドにて開発。パッケージとオーダーメイド開発のハイブリッドで安価なシステム構築を検討した。

《エンドユーザの動作》

  1. 発注書が添付されたメールが届く
  2. 添付ファイルを開く
  3. 発注内容を確認

導入背景

  • 帳票選別作業の廃止
  • タイムリーな発注、追加注文への対応
  • 配送コストの削減

システムの特徴

1.PDF作成
業務システムから出力される帳票データをもとに、拠点ごとに仕分けしながらPDFを自動作成。
また、パスワード付加したPDFを作成することも可能。
2.帳票の自動選別
作成されたPDFファイルは、拠点ごとのメールアドレスや、どの組み合わせで帳票を送信するかを定めた設定ファイルに従って、カルタとりとメール配信を自動化。
導入効果
  • 帳票の選別を機械的に行うことで、人件費を削減
  • 迅速に発注書の授受が可能、発注量の細かなコントロールが可能に
  • 手作業廃止による誤配送の撲滅
  • 用紙代、配送費の削減

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